freelance-werken

freelance-werken: 10 praktische tips & nuttige informatie

Eigen baas en werknemer

Het klinkt goed: eigen baas zijn. Het is een grote uitdaging om je kwaliteiten uit te kunnen buiten. Een freelancer moet heel wat in zijn of haar mars hebben. Je moet kansen optimaal zien te benutten, zelf nieuwe klussen zoeken, de eigen administratie doen, belastingzaken regelen en risico’s durven nemen. Als je het allemaal goed aanpakt, is de beloning groot. Een goed lopend bedrijf verschaft vrijheid om je te verdiepen in zaken waar jouw interesses liggen. Je kunt zelf je uren bepalen.

Aan de andere kant worden vakantiedagen niet doorbetaald. Je hebt geen gegarandeerd inkomen. Je moet alles zelf doen, er is geen secretaresse die jouw telefoontjes aanneemt en er is geen collega die jou kritisch naar meerdere aspecten van een zaak laat kijken. Freelancer zijn, is niet alleen een manier om je brood te verdienen. Het heeft invloed op je manier van leven en niet in de laatste plaats je sociale leven.

Niet iedereen is in de wieg gelegd om als freelancer zijn brood te verdienen. Freelancen is ondernemen. Er is ervaring en kennis nodig om een onderneming te kunnen runnen. Ondernemerskwaliteiten en –vaardigheden zijn een vereiste. Ben jij goed in jezelf verkopen? Durf je risico’s te nemen? Ben je goed in het ontwikkelen van netwerken en beschik je over een goede discipline? Het zijn allemaal kwaliteiten die nodig zijn om je staande te houden in het freelancerschap. Je hoeft niet over alle kwaliteiten te beschikken. Maak optimaal gebruik van de zaken waar je goed in bent en schakel bijvoorbeeld een externe deskundige in voor je mindere kwaliteiten.

Een andere veel gebruikte term voor het woord ‘freelancer’ is ‘ZZP-er’. ZZP staat voor ‘zelfstandige zonder personeel’. Er is geen verschil tussen een freelancer en een ZZP-er. De freelancer werkt net als de ZZP-er vanuit een eigen onderneming en verricht zelfstandig arbeid voor meerdere opdrachtgevers. Voor deze tips is gekozen voor de term ‘freelancer’, maar het kan ook gelezen worden als ZZP-er.

Actieplan

Om een eigen zaak te beginnen, zul je een ondernemingsplan moeten maken. Maak er geen ingewikkeld plan van waarbij je alle details in onderbrengt. Je kunt beter een gestructureerd plan van aanpak samenstellen. Het is namelijk onmogelijk op alles voorbereid te zijn. Soms heb je echter wel een ondernemingsplan nodig, bijvoorbeeld als je een lening van de bank wilt. De Kamer van Koophandel heeft voorbeelden, maar die zijn niet zo geschikt voor de freelancer. Gebruik als leidraad je actieplan en maak er een uitgebreide versie van.

Actieplan

In plaats van een uitgebreid ondernemingsplan kun je beter een actieplan opstellen waarbij je jezelf doelen stelt. Van tijd tot tijd neem je het actieplan door. Heb je de doelen gehaald en waren de begrote kosten reëel? Op deze manier houd je de koers die je vaart in de gaten en kun je bijsturen wanneer het nodig is. Zo kan je actieplan bijvoorbeeld ook uit een aantal samengevatte doelen bestaan. Natuurlijk beschrijf je niet alleen je doel, maar ook de strategie die je daarvoor wilt aanwenden. Werk je plannen zodanig uit dat ze haalbaar zijn.

Richtlijnen voor een actieplan

Je kunt het plan onderverdelen in verschillende categorieën. Hieronder staan wat voorbeelden die je kunt gebruiken voor het opstellen van je eigen actieplan. Het zijn slechts richtlijnen. Het kan zijn dat voor jouw onderneming andere zaken belangrijk zijn.
  • Actieplan op persoonlijk gebied
    Welke doelen stel je jezelf op de korte termijn? En welke op de lange termijn? Denk aan bijscholing, workshops of cursussen. Zijn er zaken die je liever uit wilt besteden, zoals de administratie? Voor welke mogelijkheid kies je dan: payroll, een boekhouder of een administratiekantoor? Hoeveel uren denk je dat je aan je zaak wilt besteden? Heb je dan genoeg tijd over voor andere zaken, zoals zorgtaken of vrije tijd?
  • Markt
    Stel jezelf doelen met betrekking het soort diensten dat je aan wilt bieden en voor welke doelgroep. Voor je diensten zul je tarieven moeten gaan berekenen. Denk ook aan je werkplek. Werk je vanuit huis, of huur je een kantoor of pand? Je bedrijf moet misschien een herkenbaar logo krijgen. Bedenk een plan van aanpak wat betreft het binnenhalen van klanten.
  • Financiën
    Je zult misschien investeringen moeten doen. Welk budget heb je beschikbaar? Hoe kom je aan het geld? Hoeveel opbrengst denk je te kunnen maken en hoeveel nettowinst behaal je daar mee? Is dat genoeg om van te leven? Er moet een administratie worden opgezet. Bedenk hoe deze er uit moet zien. Misschien doe je dat zelf, maar je kunt het ook uitbesteden.
  • Belastingzaken en andere formaliteiten
    Onderzoek of je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor het zelfstandig ondernemerschap. Heb je vergunningen nodig of een VAR en zijn je activiteiten btw-plichtig? Er zijn diverse brancheorganisaties, vakbonden en beroepsgroepen. Wil je jouw bedrijf daar bij aansluiten? Hoe zien jouw contracten en leveringsvoorwaarden er uit?

Administratie doen

De Belastingdienst verwacht van een freelancer een waterdichte administratie. De administratie is immers de basis voor de belastingaangiften. Je kunt de administratie zelf verzorgen. Er zijn cursussen die speciaal voor de administratie van ondernemers zijn samengesteld. Daarnaast zijn er boekhoudprogramma’s en complete administratiepakketten verkrijgbaar. Je kunt je administratie ook door een ander laten doen, bijvoorbeeld een accountant of administratiekantoor. Je blijft dan echter wel als ondernemer zelf nog steeds verantwoordelijk voor de uitvoering van je administratie en de belastingaangiften.

Een goede administratie is nodig voor het goed kunnen uitvoeren van je bedrijf. Je kunt aan de hand van je administratie vaststellen hoeveel je bedrijf je oplevert. Het is altijd verstandig om jezelf te verdiepen in je administratie en de verplichtingen die ermee gemoeid zijn. Je hoeft geen ingewikkelde administratie te voeren. Er zijn cursussen die je op weg helpen. Heb je de administratie toch uitbesteed? Vraag dan periodiek om tekst en uitleg. Zo blijf je alert en kun je tijdig  je strategie aanpassen.

Je moet de administratie van je onderneming zeven jaar bewaren. Dat is wettelijk verplicht.

De Belastingdienst

Wanneer je als freelancer aan de slag gaat en je wilt dat de Belastingdienst jou ook zo ziet, kan dat voordelen hebben. Je moet echter wel voldoen aan een aantal voorwaarden:
  • Het is allereerst belangrijk om een goede administratie te voeren (zie tip 6).
  • Per jaar zul je werk moeten verrichten voor minimaal drie opdrachtgevers.
  • Er mag geen gezagsverhouding worden aangegaan met een opdrachtgever.
  • De prestaties moeten worden geleverd als een zelfstandig bedrijf.
  • Er moeten minimaal 1225 uren per jaar besteed zijn aan de onderneming.
  • Van die uren moet minstens de helft voor rekening komen aan daadwerkelijke uitvoerende werkzaamheden. 
Wanneer de Belastingdienst jou ziet als zelfstandig ondernemer biedt dat veel voordelen. Je komt dan in aanmerking voor flinke aftrekkosten in de vorm van zelfstandigenaftrek en investeringsaftrek. De belastingdienst zal streng controleren of je voldoet aan de bovenvermelde voorwaarden. Vooral de 1225 uren eis is van groot belang. Daarom moet je het aantal uren goed registreren. De uren betreffen niet alleen de uren waarmee je daadwerkelijk uitvoering geeft aan een opdracht, maar ook uren voor het werven van klanten, het onderhouden van de contacten, de voorbereidingen en dergelijke.

Je moet als zelfstandige zelf inkomstenbelasting en premieheffing afdragen aan de Belastingdienst. Als je dat niet direct doet maar aan het einde van het jaar, moet je er wel voor zorgen dat je een deel van de inkomsten hiervoor reserveert. Het is minimaal 35% maar je doet er verstandig aan hierover deskundig advies in te winnen. Een zelfstandig ondernemer heeft geen recht op een uitkering wegens werkloosheid of arbeidsongeschiktheid. Je kunt je tegen arbeidsongeschiktheid wel verzekeren. De premie voor een dergelijke verzekering is duur, maar je dekt wel het risico in om niet in de bijstand te belanden.

Payroll

Wil je eigen baas zijn zonder administratieve rompslomp en bepaalde risico’s die bij het ondernemerschap horen? Je kunt kiezen voor het werken via payroll. Een payroll-bureau neemt je als het ware in loondienst. Je bent vrij je eigen opdrachtgevers te zoeken en je tarief te bepalen. Het payroll bedrijf zorgt dat je sociale premies worden afgedragen en factureert de opdrachtgever het tarief dat met deze is afgesproken. Je kunt het zien als het werken voor een uitzendbureau. Je bepaalt alleen zelf de werkzaamheden en je kiest zelf het bedrijf waarvoor je werkt.

Het payroll-bureau neemt alle administratieve handelingen over. Dit bespaart je zelf een hoop werk. Je bent verzekerd voor ziekte-, arbeidsongeschiktheid- en de werkloosheidwet. Je spaart tevens vakantie-uren op. Het payroll-bureau staat daarbij ook nog eens garant voor uitbetaling van je salaris. Je loopt dus geen risico’s. Opdrachtgevers die niet betalen zijn een zorg voor het payroll-bureau, maar niet voor jou.
Wanneer je kiest voor uitbetaling op basis van payroll, zie je af van de zelfstandigenaftrek en investeringsaftrek. De Belastingdienst ziet je namelijk als werknemer. Je hoeft ook niet te voldoen aan de voorwaarden die de Belastingdienst aan de zelfstandig ondernemer stelt, zoals de 1225 uren eis.

Payroll

Je hebt als freelancer geen werknemers die je werk uit handen nemen, zoals het zetten van een kopje koffie, het kopiëren van papieren, het aannemen van de telefoon en dergelijke. Daarom zul je het werk bijzonder goed moeten organiseren.

Discipline

Met kennis van zaken, creativiteit en doorzettingsvermogen kom je als freelancer een heel eind. Er is echter één heel belangrijke aanleg nodig om een succesvolle ondernemer te worden: discipline! Zonder een flinke dosis discipline zal het je niet lukken om een goedlopend bedrijf op te zetten.

Bereikbaarheid

Zorg voor een goede bereikbaarheid. Het gemak van de mobiele telefoon is dat je overal en altijd snel bereikbaar bent. Gebruik één mobiel (uitsluitend) voor je bedrijf. Je kunt je huistelefoon of de telefoon op je kantoor bij afwezigheid doorverbinden naar deze mobiel. Je hoeft niet iedere minuut van de dag beschikbaar te zijn, maar het is wel klantgericht om snel terug te kunnen bellen. Houd je voicemail bericht kort en zakelijk. Als je langere tijd niet bereikbaar bent, geef dat dan direct aan in het voicemail bericht.

Apparatuur

Zorg voor een goede werkplek, waar je ongestoord kunt werken. Zorg voor een goede verlichting en denk ook om de ventilatie. Beknibbel niet op de computer. Koop op tijd een nieuwe en waak ervoor dat je computer bezwijkt, of dat je opdrachtgevers je teksten niet kunnen lezen omdat je verouderde programma’s gebruikt. Maak gebruik van een back-up programma. Investeer in een goede printer. Een fax is niet direct nodig, maar een goed e-mailadres wel.

Timemanagement

Zorg voor de juiste balans tussen werk en privé. Neem regelmatig pauzes en vergeet niet af en toe te ontspannen. Maak onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke zaken. Maak lijstjes en houd je spullen op orde. Zorg voor vaste kantoordagen. Heb je het idee dat je nergens meer aan toe komt omdat je het zo druk hebt? Dan gaat het niet goed. Misschien kun je investeren in een cursus of workshop timemanagement. Je kunt ook online cursussen doen.

Scheiding werk en privé

Freelancers die vanuit huis werken, lopen risico dat elke vrije minuut aan het werk wordt besteed. Het werk en privé kan helemaal door elkaar lopen wanneer je werkplek thuis is. Uit een onderzoek (Universiteit Wageningen) blijkt dat mensen die thuiswerken meer in het huis doen. In plaats van een half uurtje pauze houden, gaan ze boodschappen of de was doen. Werkende moeders worden vaak gestrikt voor schoolactiviteiten. Het is belangrijk dat je nee kunt zeggen: “Nee, het spijt me, ik moet werken.” Als je moeite hebt met nee zeggen kun je investeren in een assertiviteitscursus.

Kinderopvang

Natuurlijk kun je als eigen baas je werktijden afstemmen op schooltijden. Als je kinderen overblijven, blijft ongeveer 6 uur per dag beschikbaar om te werken. Je hoeft geen vrije dag te nemen als een kind ziek is. Het klinkt ideaal maar in de praktijk blijkt het lastig.
Denk eens aan de mogelijkheid van kinderopvang. Je kunt kiezen voor kinderen tussen 0 en 4 jaar gebruik maken van het kinderdagverblijf. Voor kinderen op de basisschool is er de buitenschoolse opvang. Je kunt eventueel kiezen voor een gastouder. Een oppas aan huis of au pair is niet aan te raden. Kun je doorwerken als je de baby hoort huilen? Je hebt constant je kinderen en de oppas om je heen. Voor de kosten van kinderopvang krijg je via de belastingdienst een tegemoetkoming in de vorm van een kinderopvangtoeslag. De Belastingdienst schiet de tegemoetkoming iedere maand voor, zodat je niet eerst zelf alle hoge maandelijkse kosten hoeft te betalen.

Starten met freelancen

Het eerste jaar is voor de meeste freelancers een moeilijk jaar. Zeg je huidige baan niet direct op om je te storten in het freelance leven. Je pakt het veiliger aan op verschillende manieren. Creëer ruimte om te experimenteren en zorg ook voor een financiële buffer.

Start met een vaste opdrachtgever

Wanneer je beslist je baan aan de wilgen te hangen om als freelancer door het leven te gaan, is het raadzaam om daarmee te beginnen als je in ieder geval een vaste opdrachtgever voor één of twee dagen per week hebt gevonden. Vaak is zo’n opdrachtgever een voormalige werkgever. Let wel op dat de Belastingdienst dit niet ziet als een fictieve dienstbetrekking! (Lees meer hierover in tip 7).

Houd je baan (parttime) aan

Je kunt vanuit je baan starten met je freelance plannen. Zo behoud je een financiële slag om de arm. Je kunt vanuit deze positie werken aan een netwerk. Een fulltime baan aanhouden blijkt in de praktijk niet eenvoudig als je een bedrijf wilt opstarten. De avonduren zijn niet voldoende om een bedrijf goed te kunnen opzetten. Met een baan van één of twee dagen per week kun je ernaast 1225 uur per jaar als eigen baas werken. Hiermee kun je aanspraak maken op de zelfstandigen- en startersaftrek. Maak er bij je werkgever geen geheim van dat je een eigen bedrijf aan het opstarten bent. Je werkgever kan bezwaar maken, als zijn belang daarmee geschaad kan worden. Als je in dezelfde branche wilt blijven werken, kan er sprake zijn van een concurrentiebeding.

Starten met een uitkering

Een uitkering kan een goede springplank zijn om een eigen zaak op te richten. Je kunt de instantie van wie je de uitkering ontvangt op de hoogte brengen van je plannen. Een uitkerende instantie zal er oren naar hebben als je met een goed plan van aanpak komt wat het gevoel geeft dat je echt wel van de uitkering af wilt. Het kan zijn dat je plannen worden afgewezen. Vraag om een schriftelijke motivatie en kijk of je aan de hand daarvan eventueel je plannen kunt aanpassen.

Je partner zorgt voor het basisinkomen

Misschien wil je partner je helpen. Hij of zij kan voor het inkomen zorgen, terwijl jij alle tijd besteedt aan het opzetten van je eigen praktijk. Het lijkt ideaal, maar realiseer je dat een dergelijke constructie tot veel ergernissen kan leiden. Het kan zijn dat je partner zoveel moet werken om het geld bij elkaar te verdienen, dat alle zorgtaken op jouw schouders komen te rusten, waardoor je tijd om een zaak op te zetten teveel beperkt wordt. Ook kan je partner het zat worden dat hij of zij voor alles betalen moet, zeker als jouw financiële instroom op zich laat wachten. Maak daarom goede afspraken en stel duidelijke doelen. Neem regelmatig samen de zaken door en beslis samen of jullie vinden dat jullie dezelfde koers willen blijven varen.

Verzekeringen

Houd er rekening mee dat je als freelancer zelf je verzekeringen moet regelen. Je kunt je voor van alles verzekeren en een aantal verzekeringen zijn zelfs verplicht. Als freelancer val je niet onder de collectieve werknemersverzekeringen (waaronder de WW, WAO, WIA, ZW, Wajong en WAZO). Vergeet ook de ondernemingsrisico’s niet. Als je niet verzekerd bent voor schade die tijdens het uitvoeren van een opdracht ontstaat, kan het een dure aangelegenheid worden. Hieronder staan wat verzekeringen die je maar beter wel kunt afsluiten als je een eigen bedrijf hebt. De lijst is niet compleet! Er kunnen ook andere verzekeringen in jouw branche nodig zijn.

Zorgverzekering

De zorgverzekering is een verplichte verzekering, ook voor de freelancer. Een zorgverzekering bestaat uit een basispakket. Het basispakket bestaat uit vergoedingen voor kosten van zorg. De overheid bepaalt welke kosten in het basispakket vergoed worden. Voor andere zaken kun je een aanvullende verzekering nemen. Het staat je vrij in hoeverre je aanvullend verzekerd wilt zijn. Hoe hoger de dekking, hoe mee premie je betaalt.

Ongevallenverzekering

Een ongevallenverzekering betaalt een bedrag ineens uit als je door een ongeval geheel of voor een deel arbeidsongeschikt wordt.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Een freelancer moet zelf een verzekering afsluiten tegen arbeidsongeschiktheid. Wanneer je plotseling (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raakt, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Met een arbeidsongeschiktheidsverzekering val je niet in een (groot) financieel gat. Maak tussen het ruime aanbod een keuze die het beste in jouw situatie past.

Pensioenverzekering

Freelancers bouwen geen pensioen op. De kosten voor een pensioenverzekering zijn onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Omdat de regels rond het pensioen behoorlijk complex zijn, verdient het aanbeveling je hierover goed te laten informeren door een deskundige op dat gebied, bijvoorbeeld een accountant, financieel adviseur of fiscalist.

Aansprakelijkheidsverzekering

Een aansprakelijkheidsverzekering dekt de schade die ontstaat tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Je bent schilder en je laat per ongeluk een emmer verf van de trap vallen op een voorbijganger(bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering). Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt de schade die ontstaat bij beroepen als notaris, fiscalist, arts en dergelijke. In de uitoefening van deze beroepen is de kans op het veroorzaken van materiële schade minder aanwezig. Maar er kunnen wel foutjes in adviezen of berekeningen sluipen. De hoogte van de premie voor de beroepsaansprakelijkheidsverzekering hangt samen met de aard van het beroep en de grootte van de onderneming.

Rechtsbijstandverzekering

Een rechtsbijstandverzekering zorgt voor juridische hulp bij conflicten (met klanten, leveranciers, de overheid en dergelijke).

De werkplek

Veel freelancers werken vanuit huis. Als je slechts af en toe mensen ontvangt, is het handig een representatieve ontvangst- en vergaderruimte te vinden die je af en toe kunt huren. Het is verstandig een ruimte met faciliteiten als een projector en koffie te huren. Kijk of je restaurants in de buurt kent waar je af en toe een lunchafspraak kunt maken. Kies een rustig restaurant of café, die makkelijk met het openbaar vervoer te bereiken is.
Voor een kantoor aan huis heb je meestal geen toestemming van de huisbaas of gemeente nodig. Het hangt er natuurlijk wel van af waar je werkzaamheden uit bestaan. Een schoonheidssalon kan overlast veroorzaken wegens het in- en uitlopen van klanten. Workshops trommelen kunnen ook de nodige irritatie bij de buren opleveren.

Thuiswerken is goedkoop, maar er zijn nadelen. De scheiding tussen werk en privé is erg klein. Ook al heb je een aparte werkkamer, je huisgenoten weten je makkelijk te vinden. Je moet hier duidelijke afspraken over maken. Gebruik een aparte telefoon die je uitsluitend voor je werk gebruikt.

Een kantoor huren is een andere optie. Kijk niet alleen naar de kosten voor het huren. Kies voor een pand dat bij je past en een adres dat zorgt voor uitstraling. Er zijn speciale bedrijfsverzamelgebouwen voor kleine ondernemingen. Hier is een ruimte huren over het algemeen niet duur en de nabijheid van andere ondernemers kan stimulerend werken. Je vindt een adres in je buurt bij de Nederlandse Vereniging voor Bedrijvencentra. Let op het huurcontract. Voor ondernemingen geldt vaak een minimum huurtermijn van vijf jaar. Vraag om een contract waarmee je niet aan die vijf jaar vastzit.

Zelfstandigheidsbewijs

Wanneer je werkt als freelancer kan het voorkomen dat een opdrachtgever om een VAR-verklaring vraagt. Een VAR-verklaring is een document dat door de Belastingdienst wordt verstrekt om aan te tonen dat je als zelfstandige werkt. Voor opdrachtgevers geeft dat zekerheid. Indien je een VAR WUO hebt, wordt de opdrachtgever gevrijwaard van mogelijke aanspraken van de Belastingdienst voor het betalen van loonbelasting en sociale premies.
Een VAR vraag je aan bij de Belastingdienst. Het formulier kun je downloaden op de website van de Belastingdienst. De VAR is een kalenderjaar geldig en alleen voor de werkzaamheden waarvoor je het hebt aangevraagd. Heb je meerdere uiteenlopende klussen aangenomen, dan zul je meerdere VAR’s aan moeten vragen. Het aanvragen van een VAR is niet verplicht. Je hebt hem ook niet nodig als je voor consumenten werkt of als de opdrachtgever er niet om vraagt.

Er zijn vier soorten VAR’s:

VAR -ROW en VAR-loon

Als in de verklaring ‘Resultaat uit Overige Werkzaamheden’ of ‘Loon’ staat, dan betreft het werkzaamheden waarbij de opdrachtgever zelf moet beoordelen of er wel of niet sprake is van een dienstbetrekking en/of hij loonheffingen moet inhouden en afdragen. Bij een VAR-ROW kom je niet in aanmerking voor zelfstandigenaftrek of andere ondernemersregelingen. Deze verklaring is voor mensen die tussen loondienst en zelfstandigheid in zitten. Ze worden ook wel pseudo-ondernemers genoemd.

VAR-WUO

Voor freelancers is de VAR-WUO de enige interessante VAR. De afkorting WUO staat voor ‘Winst Uit Onderneming’. Deze VAR verstrekt de Belastingdienst als zij je voor 100% als zelfstandig ondernemer zien. De opdrachtgever hoeft geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden.

VAR GDA

De VAR GDA is voor ondernemers die eigenaar zijn van een besloten vennootschap.

Tips & Reacties

Deel je eigen tip over freelance werken

En maak kans op een cadeaubon ter waarde van € 25!